Menu
Menu
Menu

Achtergrondinformatie

Dark data; alle bewaarde maar niet geclassificeerde digitale content

Marktonderzoek; Information Governance


 

Dark data; Alle bewaarde maar niet geclassificeerde digitale content

 


Veritas Technologies  maakt de resultaten van het Databerg Report 2015 bekend.  Nederland blijkt een van de slechtst scorende landen is in Europa voor wat betreft verspilling van het IT-budget aan de opslag van data die ze niet nodig hebben. Aldus het Databerg Report 2015 van Veritas Technologies. Volgens het rapport heeft slechts 11 procent van de gegevens die Nederlandse organisaties bewaren aantoonbare zakelijke waarde. Dark Data – die geen aantoonbare waarde heeft – is goed voor 44,5 procent van de Nederlandse data. Nog eens 44,5 procent is totaal nutteloos. Dat kost een gemiddelde midsize organisatie met 1.000 Terabyte jaarlijks meer dan € 591.000. Deze data zou zo mogelijk meteen verwijderd moeten worden.

De cijfers, die bekend worden nu  de EU hoge boetes wil introduceren voor organisaties die het bezit van persoonsgegevens niet kunnen verantwoorden, laten zien dat Nederlandse bedrijven een verontrustend hoog zakelijk risico lopen.

De belangrijkste uitkomst van het Databerg Report 2015 is dat bedrijven een aanzienlijk bedrag investeren om data die totaal niet relevant is, voor het bedrijf te behouden. “Volgens het onderzoek is 44,5 procent van de data van Nederlandse organisaties Redundant, Obsolete of Trivial (ROT). Hieronder vallen opvallend genoeg muziek, foto’s of persoonlijke juridische documenten en identiteitsdocumenten die door werknemers opgeslagen zijn op zakelijke netwerken. Uit het onderzoek blijkt ook dat 77 procent van de Nederlandse organisaties geen strategie heeft voor het toekennen van zakelijke waarde aan hun data, één van de hoogste percentages in EMEA. Dit is zorgwekkend, omdat deze bedrijven, die hun IT-strategieën en budgetten baseren op de datavolumes die worden opgeslagen in plaats van op de waarde van de data, steeds meer tijd besteden aan het beheren van gegevens die niet essentieel zijn voor het runnen van hun bedrijf.”

Het rapport introduceert een nieuw fenomeen, de Databerg, en laat zien dat organisaties drie soorten data opslaan:

  • Bedrijfskritische gegevens – data die is aangemerkt als essentieel voor de bedrijfsvoering en het aanhoudende succes van de organisatie. Bedrijfskritische gegevens moeten proactief worden beschermd en beheerd door professionals met een duidelijke verantwoordelijkheid aan het managementteam van de organisatie.
  • ROT-data – data die is aangemerkt als Redundant, Obsolete of Trivial. ROT-data moet proactief worden geminimaliseerd en regelmatig op een veilige manier worden verwijderd.
  • Dark Data – de waarde van de data is niet geïdentificeerd. Hieronder kunnen belangrijke bedrijfskritische gegevens vallen en nutteloze ROT-gegevens of – nog belangrijker – illegale of niet-conforme data, waardoor er ongeziene aansprakelijkheidsrisico’s achterblijven in de IT-systemen van de organisatie.

Uit het onderzoek blijkt dat een gemiddelde Nederlandse organisatie Dark Data-percentages meldt van 44,5 procent, ROT-niveaus van 44,5 procent  Daardoor blijft er slechts 11 procent over aan identificeerbare bedrijfskritische gegevens. Dit komt rond 2020 uit op een geschatte verspilling van € 784 miljard aan bedrijfsresources in EMEA voor het opslaan van ROT-data, als bedrijven hun strategie voor en houding ten opzichte van informatiebeheer niet veranderen.

Wat veroorzaakt de databerg?
Het onderzoek stelt drie grote oorzaken vast voor de groei van de databerg. Deze zijn gerelateerd aan hoe datavolumes een onevenredig effect hebben op IT-strategie, hoe leveranciers momenteel het grootschalig gebruik van ‘gratis’ opslag promoten en hoe werknemers bedrijfsgegevens in gevaar brengen door hun eigen handelingen en het feit dat ze dataverzamelaars worden:

  1. IT-strategieën zijn gebaseerd op datavolumes, niet op zakelijke waarde
  2. Een verhoogd vertrouwen in ‘gratis’ opslag zoals in de cloud
  3. Een stijgende onverschilligheid van werknemers voor wat betreft bedrijfsbeleidsregels rondom gebruik van data

Volgens het onderzoek vormen al deze factoren de voornaamste oorzaken van Dark Data en ROT aangezien het bedrijfsresources weghaalt uit het directe zicht van managementteams. Het kan ook, door toekomstige wetgeving, juridische kwesties en zakelijke risico’s met zich meebrengen die op het moment van aankoop of gebruik niet duidelijk zijn.

Migrato helpt organisaties bij de identificatie van de niet relevante data door zijn unieke fileshare of SharePoint analyse.


 

Marktonderzoek; Information Governance

 


Information Governance – de richtlijnen voor het opslaan en bewaren van informatie (“documenten”) – is de laatste jaren van cruciaal belang geworden voor elke onderneming. Privacy wet en regelgeving, externe audits, informatiebeveiliging en de ondersteuning van bedrijfsprocessen en beslissingen met de juiste en relevante informatie is voor veel ondernemingen nog een belangrijke ontwikkeling. Volgens een studie van AIIM in 2014 blijkt dat:

  • Slechts 12% van de ondervraagde ondernemingen heeft een gerust gevoel dat ze alleen dat bewaren wat bewaard moet blijven.
  • 43 Procent onderkend dat automatische classificatie de enige manier is om de groeiende berg aan inkomende data goed te kunnen verwerken.
  • Van de gebruikers van geautomatiseerde classificatie is slecht 10 procent ontevreden over de resultaten. Voor 83 procent zijn de resultaten zelfs beter dan verwacht.
  • Verbeterde vindbaarheid, hogere productiviteit en voldoen aan de compliance richtlijnen zijn de top drie drijfveren voor geautomatiseerde classificatie.

De volledige resultaten van het onderzoek zijn te verkrijgen via AIIM; www.aiim.org

Migrato heeft o.a. de volgende klanten geholpen met het verrijken van hun kennis!