Menu
Menu
Menu

De waarde van “oude” productinformatie

Door de IT-manager van een grote internationaal opererende producent van huishoudelijke apparatuur werd aan Migrato gevraagd om aantoonbaar te maken dat de enorme hoeveelheid ongestructureerde content op twee afdelingsschijven informatie bevat die (her)bruikbaar is. Anderzijds mag aangetoond worden dat heel veel van de ruimte die in beslag wordt genomen door content, volstrekt niet van belang is voor de bedrijfsvoering.

De documenten, de content die als nuttig gezien worden, verstrekken informatie over de producten uit de catalogus of uit catalogi van jaren daarvoor. Deze producten zijn bij de consumenten volop in gebruik en gaan ook twaalf jaar na in gebruik name vaak nog mee, er worden nog reparaties op uitgevoerd, onderdelen vervangen. De gegevens die hiervoor in de loop der jaren zijn opgeslagen (vaak onder productnummers) moeten vanzelfsprekend behouden blijven. De back office wil op efficiënte wijze antwoorden kunnen geven op zowel vragen van collega’s dan wel van klanten door de gerelateerde documenten bij de vraag eenvoudig te kunnen opzoeken.

Dat de uitgevoerde analyse geen handmatige actie is lijkt evident, het gaat namelijk over vele terabytes. Migrato maakt hierbij gebruik van speciale software die eenvoudig ingericht wordt voor iedere omgeving/digitale opslaglocatie. In bovengenoemde situatie is er gebruik gemaakt van een productlijst, waarbij als proef is gewerkt met zo’n 6000 documenten. Er waren 30.000 zoekcriteria (de productlijst) ingegeven. Hierdoor werd inzicht verkregen in de hoeveelheid documenten die product gerelateerd waren. Er werden documenten van belang aangetroffen die maar een enkele overeenkomst hadden met de productlijst. Ook zijn Excel bestanden gevonden die meer dan honderd overeenkomsten hadden, maar deze zijn echter juist niet van belang, omdat het in dit voorbeeld gaat over alle inbouwapparatuur bij een bepaalde leverancier van keukens.

Met deze resultaten van de analyse wordt het voor de klant steeds duidelijker welke bedrijfsregels eigenlijk van belang zijn. Aan welke eisen het nieuw te bouwen opslagmedium moet voldoen. Welke kenmerken er wel toe doen en welke niet. Bij deze firma is er al gekozen om over te gaan op SharePoint 2013 en de verkregen inzichten helpt hen bij het goed inrichten van deze omgeving.

De volgende stap ziet er als volgt uit;  De content die gezien wordt als nuttig zal overgezet worden / gemigreerd worden naar de SharePoint omgeving. Deze SharePoint omgeving  kan echter pas gebouwd worden als de wensen in kaart gebracht zijn. Door de wijze waarop Migrato migraties aanbiedt  kan er aan de documenten extra kenmerken (verrijken) meegegeven worden, waar later weer op gezocht kan worden. Om de gebruikers niet te overladen met veel verplicht in te vullen velden zal in de toekomst gebruik gemaakt gaan worden van software die automatisch zorgt voor de juiste toevoeging van deze kenmerken. zodat de werkomgeving schoon blijft en er niet over vijf jaar weer opgeschoond moet worden. Verder is het van belang om de documenten afhankelijk van hun doel een bewaartermijn mee te geven.

This entry was posted in Blog. Bookmark the permalink.

Xillio software heeft o.a. de volgende klanten geholpen met het verrijken van hun kennis!