Menu
Menu
Menu

ECM Migraties

Enterprise Content Management migraties

Enterprise Content Management is een breed begrip. Het omvat ook een grootte diversiteit aan systemen, toepassingen en leveranciers. Soms leveranciers die er al lang niet meer zijn, overgenomen zijn of iets anders zijn gaan doen. De meest basale vorm van een ECM toepassing is wel de fileshare. De X:, Y: of Z: drive waar in een soort van gestructureerde chaos documenten met iets van metadata worden geplaatst. De eigenaar en waarschijnlijk het team aan medewerkers weet zijn weg wel te vinden, maar buitenstaanders geven het zoeken snel op.

Enterprise Content Management is ook al weer lange tijd een begrip. Document Management als voorloper begon in de beginjaren 90 met mogelijkheden als versiebeheer, check-in, check-out, autorisatie en metadata. In de loop der jaren zijn er ECM suites ontstaan met verdere functies voor workflow, virtuele documenten, Document LifeCycles en browser based toegang.

Voor een migratie van de content uit een ECM toepassing naar een nieuwe toepassing kunnen verschillende redenen zijn;

  • Gebruikt product wordt niet meer ondersteund door de leverancier.
  • Beheerkosten lopen te hoog op.
  • Voldoet niet meer aan de huidige compliance eisen
  • Gebaseerd op een oud organisatiemodel
  • Documentformaten kunnen niet meer ontsloten worden
  • Er is onvoldoende inzicht in wat er in het ECM zit aan waardevolle content
  • Gebruikers maken oneigenlijk gebruik van de toepassing
  • Het proces vereist een nauwkeuriger inzicht in de juiste content op het juiste moment gepresenteerd

Zo zijn er nog vele redenen te benoemen. Voor elke organisatie is het startpunt anders. Doelstelling is wel vaak een betere ontsluiting van de oude en nieuwe content zodat de medewerkers sneller en effectiever hun werk kunnen doen.

Een migratie is dan ook zelden alleen het technisch overzetten van een document van systeem A naar systeem B, onder dezelfde condities. De aanpak van Migrato begint dan ook met een uitgebreide analyse van de huidige content en zijn toepassingen, de gewenste situatie en de gap analyse. Voor de analyse maakt Migrato gebruik van software tooling die een connectie maakt met de huidige ECM systemen. De analyse levert dan een resultaat op dat nauwkeurig aangeeft wat de status is van de huidige content. Wel of niet geclassificeerd, metadata wel of niet aanwezig, bruikbaar, compleet, formaten, aantallen, gebruik en relevantie.

Op basis van de analyse word de daadwerkelijke migratie uitgevoerd. Een traject waarbij voorspelbaarheid, controleerbaarheid en vertrouwen de kernbegrippen zijn. Geen enkel document mag tijdens de migratie verloren gaan. Tijdens de migratie worden er dan extra functies uitgevoerd die het werken voor de medewerkers tot wel 30 procent effectiever maakt. Functies als

  • Geautomatiseerde classificatie
  • Metadata verrijking
  • Inrichting Records Management
  • Formaat conversie
  • Opschonen
  • Ontdubbelen
  • Fulltext zoeken mogelijk maken.

Migrato heeft alle kennis en middelen in huis om ECM migraties zonder problemen te laten verlopen.

Migrato heeft o.a. de volgende klanten geholpen met het verrijken van hun kennis!