Menu
Menu
Menu

Heeft opschonen eigenlijk wel zin?

TPM, 5S, Lean,  Six Sigma, first time right, best in class;

Termen die wijzen op het verbeteren van processen, van de omgeving, het tegengaan van verspilling met als doel, optimalere inzet van de medewerker. Vaak is een TPM-project een werkelijke noodzaak, het gaat dan eigenlijk altijd over de werkvloer, het beter, efficiënter inrichten van processen. De monteur die de machine met elastiekjes precies goed afgesteld kreeg wordt langzaam maar zeker uitgebannen, omdat afhankelijkheid van een medewerker ongewenst is, omdat de kans op storing zo minimaal mogelijk moet zijn. Omdat je van te voren wil weten wanneer een machine niet beschikbaar is voor onderhoud. Eenmaal besmet met dit type denk- en zienswijze, kun je na die tijd bijna niet meer bedenken waarom je het niet zelf bedacht hebt, en al helemaal niet waarom je er niet eerder aan begonnen bent. Het ene uitgangspunt is wat meer logistiek, de ander wat meer gericht op onderhoud, en ook kwaliteit heeft een grote invloed, de kans op uitval of afwijkingen verkleinen. Voorkomen van verspilling.

Dit artikel richt zich het meest op verspilling tegengaan in documentatieland, door een document te kunnen vinden binnen 15 seconden. Alle verdere zoektijd is overbodig en loopt in veel bedrijven op tot minuten, met een totaal van 40 minuten per dag per kennismedewerker.

Het hoeft geen betoog dat een investering om van 40 minuten naar 15 seconden een plan van aanpak nodig heeft om dit te realiseren.

Waar iedereen in het dagelijks leven zorgt dat het Senseo apparaat, de koffie-pads, de koffiebeker en de kraan niet ver van elkaar verwijderd zijn, zo ver lijkt dit weg om documentatie passend bij je werk terug te vinden. Iedereen begrijpt dat het nutteloos is om een keuken telkens door te moeten lopen om alles bij elkaar te krijgen, maar in de dagelijkse praktijk van een willekeurig kantoor wordt er onnodig veel tijd besteed aan het terugzoeken van documenten, van informatie, of nog erger wordt documentatie  nogmaals aangemaakt.

Een stapje dichterbij, waar mensen vaak een beetje moeten grinniken zijn de elastiekjes van de monteur om diverse machines. De ernst is wellicht vele malen groter bij de secretaresses en kenniswerkers. Wie kent het niet, een document zoeken, je weet toch zeker dat je het pas nog gezien hebt. Hoezo kun je het nu niet terugvinden. De zoekfunctionaliteit van de netwerkschijf is ronduit slecht, documenten worden niet voorzien van extra kenmerken om ze teruggevonden te krijgen. Documenten gaan zonder status, op in enorme schijven, waar geen mens meer weet waar het over gaat. Ja, dat staat op “Mijn” H – schijf, “Mijn” K- schijf. Vaak is het niet eens bekend dat de schijf een veel minder goed leesbare connectie heeft en dat H of K niet een definitie is van een bepaalde omgeving, niet alle collega’s hebben dezelfde $01XYZ gekoppeld aan de H, maar het wordt op één of andere manier toch een begrip. Om nog maar te zwijgen over een zo gewenste status van een document, om een gevonden hard-copy document digitaal terug te vinden. Hoe eenvoudig zou het zijn, als je een document in je vingers hebt en je zou precies dat ene document met een simpele zoekactie terug te vinden. Dat komt alleen in vaak gecontroleerde werkomgevingen voor omdat een document dan voorzien wordt van een nummer of code die het uniek maakt en zichtbaar is welke status het heeft en tot hoe lang het geldig is. Dit omdat de controlerende instantie het vereist, en kan zorgen dat bedrijven niet meer mogen produceren indien hiervan niet aantoonbaar gemaakt kan worden dat de werkwijze gevolgd wordt.

Binnen documentmanagement afdelingen met EDMS in farmacie en voedingsmiddelen industrie, in het leger, bij banken, bij overheden, zoals provincies en ministeries, daar is het allemaal goed geregeld voor de documenten die er moeten zijn. Echter vaak zitten er beperkingen aan de types documenten die opgenomen mogen worden in die applicaties en komt de wildgroei evengoed voor in deze bedrijven en instanties. Maar een document ooit geschreven op een mooie vrijdagmiddag met wat hersenspinsels van een manager kan zomaar opgepikt worden door een willekeurige medewerker en aangezien worden voor de nieuwe waarheid, niemand verwacht een handtekening op een document om te bekrachtigen dat het  “de nieuwe waarheid” is.

Even wat achtergrond, binnen alle methodes die aan het begin van dit document genoemd worden gaat het altijd over verspilling tegen te gaan. Rommel, overbodige spullen, leiden je af van dat wat er toe doet. Voorkom het zoeken, voorkom onnodige beweging, zet benodigdheden op een logische plaats, daar waar je ze gebruikt, zorg er voor dat je professioneel overkomt, het scrollen door eindeloze lijsten is daar geen goed voorbeeld van. Maar zorg er ook voor dat je gemakkelijker vervangbaar bent, dat wanneer jij uitvalt iemand anders niet het wiel hoeft uit te vinden

This entry was posted in Blog. Bookmark the permalink.

Xillio software heeft o.a. de volgende klanten geholpen met het verrijken van hun kennis!